Politica de Protección para Denunciantes
Fecha de aprobación: 16 de diciembre de 2020
Original: Inglés
- Propósito, Términos Definidos
1.1. Esta Política de Protección para Denunciantes (esta “Política”) tiene como objetivo apoyar a la Asociación de Jubilados del Banco Interamericano de Desarrollo (la “Asociación” o la “AJ-BID”) en su compromiso con la integridad, animando y capacitando a los empleados, voluntarios, miembros del Directorio, Miembros y otras personas para plantear preocupaciones serias sobre acciones ilegales o conducta poco ética dentro de la Asociación, antes de acudir a terceros para su resolución. Esta Política complementa el Código de Conducta de la Asociación, que requiere que sus Directores, Ejecutivos, empleados, y Miembros observen altos estándares de negocios y ética personal en el desempeño de sus funciones y responsabilidades con la Asociación.
1.2. Los términos definidos, a menos que se defina lo contrario en este documento, se utilizan en esta Política con el significado que aparece en los Estatutos de la Asociación.
- Sin Contrato Laboral ni Derechos Adicionales
2.1. Sin perjuicio de cualquier disposición al contrario en esta Política, esta Política no constituye un contrato de trabajo y no modifica la relación laboral, si la hubiera, entre la AJ-BID y cualquiera de sus Directores, Ejecutivos, empleados, voluntarios o Miembros, ni tampoco cambia el hecho de que todos los empleados de la AJ-BID son empleados a voluntad (“at will”). Nada de lo contenido en esta Política otorga a ningún Director, Ejecutivo, empleado, voluntario o Miembro de la Asociación ningún derecho o causa de acción adicional que de otro modo no esté disponible según la ley aplicable.
- Responsabilidad de Informar
3.1. Es responsabilidad de todos los miembros del Directorio, Ejecutivos, empleados (independientemente de la forma de su contrato), consultores, Miembros y voluntarios de la Asociación (en conjunto, las “Personas Cubiertas” o individualmente, una “Persona Cubierta”) el informar acerca de inquietudes sobre violaciones del Código de Conducta, Estatutos, políticas, reglas y regulaciones de la Asociación (una inquietud sobre una violación de cualquiera de los anteriores una “Violación de la Asociación”), o sospechas de violaciones de la ley o los reglamentos que rigen las operaciones de la Asociación (una preocupación por una violación de cualquiera de los anteriores una “Violación Legal”) (ya sea una Violación de la Asociación o una Violación Legal, en adelante, una “Violación”).
- Prohibición y Definición de Represalias
4.1. Cualquier Persona Cubierta o parte externa tendrá la libertad de informar a la Asociación, de buena fe, sobre sus inquietudes sobre una Violación y de cooperar con la Asociación en el contexto de una investigación, auditoría u otra consulta sin temor a represalias por parte de cualquier Persona Cubierta. Las represalias están expresamente prohibidas y pueden dar lugar a Remedios Apropiados, como se define a continuación.
4.2. El término “represalia” para propósitos de esta Política significa cualquier acción tomada, amenazada o recomendada para ser tomada contra un individuo para castigarlo por informar inquietudes sobre Violaciones o cooperar de buena fe en acciones a continuación relacionadas con Violaciones de la Asociación o Violaciones Legales. “Represalias” puede incluir, pero no se limita a, según corresponda, despido, acoso, asignación inapropiada de trabajo fuera de la descripción del puesto correspondiente, evaluación adversa sin fundamento en el desempeño o acción adversa e infundada en la determinación de pago, la retención de cualquier derecho, cualquier acción adversa infundada del personal contra otros debido a su asociación con un informante, decisiones adversas con respecto a la continuidad del empleo y acciones destinadas a dañar la reputación de una persona. Las represalias también incluyen acciones emprendidas para prevenir o influir indebidamente en los informes o la cooperación.
4.3. Las represalias contra partes externas también pueden incluir, entre otras, represalias en la contratación y adquisición, en la adjudicación de contratos, en evaluaciones de desempeño y en la ejecución o negociación de tratos con la Asociación.
- Procedimiento de Notificación
5.1. La Asociación tiene una política de puertas abiertas y da la bienvenida a que cualquiera de sus Personas Cubiertas o partes externas afiliadas a la Asociación compartan sus preguntas, inquietudes, sugerencias o quejas con su supervisor directo, si corresponde. Si alguna de estas personas no se siente cómoda hablando con su supervisor o no está satisfecho con la respuesta de su supervisor, se le anima a hablar con el Secretario de la Asociación. Se requiere que los supervisores y gerentes reporten por escrito las quejas o inquietudes sobre presuntas Violaciones al Secretario de la Asociación, quien tiene la responsabilidad de dar seguimiento y coordinar la investigación de todas las quejas reportadas. Cualquier Persona Cubierta que tenga inquietudes o quejas, incluyendo inquietudes relacionadas con el Secretario o cualquier otro miembro del Directorio, también puede presentar sus inquietudes por escrito directamente al Directorio en su conjunto .
- Actuar de Buena Fe
6.1. Cualquiera que presente una queja por escrito sobre una infracción o sospecha de infracción deberá actuar de buena fe, sin malicia hacia la Asociación o cualquier individuo en la Asociación y deberá tener motivos razonables para creer que la información divulgada indica que ha ocurrido una Violación. Una persona que hace una denuncia no tiene que probar que ha ocurrido una Violación.
- Remedios Apropiados
7.1. Cualquier alegación que demuestre no estar fundamentada y que demuestre haber sido hecha maliciosa o a sabiendas que es falsa puede someter a la persona que la levanta a que se le impongan Remedios Apropiados, que pueden incluir, según corresponda, la terminación del empleo, la destitución del cargo, el ejercicio de remedios contractuales, la suspensión o terminación de la membresía, o cualquier otro remedio o acción correctiva que la Asociación considere apropiada a la luz de los hechos y circunstancias.
7.2. En el caso de Violaciones Legales, los Recursos Apropiados también pueden incluir la remisión a las autoridades nacionales y competentes para que tomen medidas adicionales.
7.3. La Asociación reconoce que, de acuerdo con su Código de Conducta, el debido proceso, incluido el aviso y el derecho a ser escuchado, es una parte integral de cualquier procedimiento que busque imponer los Remedios Apropiados de conformidad con esta Política. Sujeto a las leyes aplicables y las limitaciones de confidencialidad o privacidad, la Asociación observará los requisitos del debido proceso establecidos en su Código de Conducta en la mayor medida posible al imponer los Remedios Apropiados de conformidad con esta Política.
7.4. Esta Política no obligará a la Asociación a investigar ninguna alegación relacionada con las acciones de partes externas, ni servirá como base para brindar cualquier forma de protección o compensación a ninguna de las partes, o para crear cualquier responsabilidad para la Asociación por las acciones (incluidas las presuntas acciones) de los empleados, contratistas o consultores de la Asociación o de terceros que se tomen sin la autorización de la Asociación, o para acciones que no estén expresamente previstas en esta Política.
- Confidencialidad
8.1. La Asociación alienta a cualquier persona que informe de una Violación a identificarse al realizar un informe para facilitar la investigación de una Violación. Sin embargo, el denunciante puede presentar de forma confidencial información sobre las Violaciones o sospechas de Violaciones. Los informes de Violaciones o presuntas Violaciones se mantendrán confidencialidades en la medida de lo posible, de acuerdo con la necesidad de realizar una investigación adecuada y justa y de cumplir con las leyes aplicables. La divulgación de informes de inquietudes a personas que no participan en la investigación se considerará un delito grave y puede dar lugar a la imposición de Remedios Apropiados.
- Deber de Cooperar
- Es deber de todas las Personas Cubiertas cooperar con las investigaciones, auditorías u otras consultas de la Asociación.
- Manejo de Violaciones Denunciadas
10.1. La Secretaría de la Asociación (el término “Secretaría” se utiliza aquí para referirse al Secretario y/o Secretario Adjunto de la Asociación, según corresponda) es responsable de garantizar que todas las quejas sobre Violaciones sean investigadas y atendidas. La Secretaría deberá informar al Directorio al menos trimestralmente si se han recibido informes bajo esta Política.
10.2. La Secretaría de la Asociación también notificará inmediatamente al Tesorero y al Tesorero Adjunto de cualquier inquietud o queja con respecto a las prácticas contables corporativas, controles internos o auditoría y trabajará con estos Ejecutivos hasta que se resuelva el asunto.
10.3. La Secretaría notificará a la persona que presentó una queja y acusará recibo de la Violación denunciada o presunta Violación (en la medida en que la denuncia no sea anónima y se proporcione una dirección) dentro de los cinco días hábiles. Todos los informes serán investigados con prontitud, y si la investigación asi lo justifica se recomendarán los Remedios Apropiados a ser impuestos al Directorio. La Secretaría mantendrá al Directorio informado sobre el progreso de una investigación y el estado de una queja y se asegurará de que se entreviste a los testigos apropiados y se pongan a disposición los documentos pertinentes. La Secretaría consultará con el Comité de Temas Jurídicos y Gobernanza de la Asociación y con un abogado externo, según corresponda, y preparará un registro escrito de la resolución de la queja. En la mayor medida posible y consistente con cualquier limitación de privacidad o confidencialidad, la acción tomada deberá incluir una conclusión o seguimiento, o ambos, con el denunciante, con el objetivo de lograr el cierre de la inquietud. El Directorio podrá contratar asesores legales externos, contadores, investigadores privados o cualquier otro recurso que considere necesario para realizar una investigación detallada y completa de los alegatos.
- Difusión
11.1. Esta Política se difundirá por escrito a todas las circunscripciones afectadas y estará disponible en la página web de la Asociación.
